Anleitung: Angebote erstellen und per E-Mail versenden

Vom Leistungsumfang zum Angebot

Mit BauManager Pro erstellen Sie Angebote mit Positionen aus dem Produktkatalog. Die Funktion umfasst die MwSt-Berechnung, die Ausgabe als PDF und den Versand per E-Mail. Ihre Kunden können Angebote anschließend im Kundenportal ansehen und online annehmen. Diese Anleitung führt Sie durch die Vorbereitung, die Zusammenstellung und die Prüfung vor dem Versand.

Als Beispiel dient ein Malerbetrieb, der Arbeiten an Innenwänden anbietet. Das Büro benötigt dafür die Kundendaten, passende Positionen aus dem Produktkatalog und die ermittelten Flächen. Der Ablauf lässt sich ebenso auf andere handwerkliche Leistungen übertragen: Entscheidend ist, dass angebotene Leistungen, zugrunde gelegte Mengen und Preise vor dem Versand zusammenpassen.

Voraussetzungen

Halten Sie die Kontaktdaten des Kunden und den abgestimmten Leistungsumfang bereit. Die Kundenverwaltung enthält Kontaktdaten und Historie. Prüfen Sie außerdem die benötigten Einträge im Produktkatalog: Dort werden Preise, Einheiten und MwSt-Sätze geführt. Wenn Ihr Angebot auf Flächen oder Mengen beruht, bereiten Sie auch das Aufmaß vor. Erfasste Flächen und Mengen lassen sich ins Angebot übernehmen.

Klären Sie vor der Angebotserstellung, welche Arbeiten Sie anbieten möchten. Beim Malerbetrieb betrifft das beispielsweise die zu bearbeitenden Innenwände und die dafür vorgesehenen Leistungen. Rechtliche oder steuerliche Fragen sind mit der Steuerberatung beziehungsweise einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt zu klären.

Schritt für Schritt zum versendeten Angebot

1. Angebot beginnen. Öffnen Sie die Angebotsübersicht und wählen Sie „Neues Angebot“. Legen Sie dabei den vorbereiteten Leistungsumfang zugrunde. Für den Malerbetrieb ist dies die Zusammenstellung der vorgesehenen Arbeiten an den Innenwänden. Halten Sie die Kundenangaben und das Aufmaß für die folgenden Schritte bereit.
2. Kundenangaben zuordnen. Ordnen Sie das Angebot über „Kunde“ dem vorgesehenen Kunden zu. Gleichen Sie die Kontaktdaten mit Ihren Unterlagen ab. Achten Sie insbesondere auf die E-Mail-Adresse, die Sie für den späteren Versand verwenden möchten. Bei ähnlich benannten Kunden hilft ein sorgfältiger Abgleich der vorhandenen Kontaktdaten.
3. Positionen aus dem Produktkatalog zusammenstellen. Übernehmen Sie die zum Leistungsumfang passenden Positionen aus dem Produktkatalog in das Angebot. Prüfen Sie dabei Preise und Einheiten. Im Beispiel sollten die ausgewählten Positionen zu den vorgesehenen Malerarbeiten passen. Vergleichen Sie die Zusammenstellung mit der Absprache, damit das Angebot den beabsichtigten Leistungsumfang wiedergibt.
4. Aufmaß berücksichtigen. Wenn Sie Flächen oder Mengen mit der Aufmaßfunktion erfasst haben, übernehmen Sie diese ins Angebot. Vergleichen Sie die übernommenen Werte mit Ihren Aufmaßunterlagen und den passenden Positionen. Bei den Innenwänden sollten die ermittelten Flächen und die Einheiten der angebotenen Leistungen zusammenpassen. Nutzen Sie diesen Schritt für eine fachliche Mengenprüfung.
5. Berechnung prüfen. Kontrollieren Sie die Zusammenstellung der Positionen, die Preise und den ausgewiesenen Betrag. BauManager Pro unterstützt die MwSt-Berechnung; die MwSt-Sätze gehören zu den Angaben im Produktkatalog. Prüfen Sie das Ergebnis anhand Ihrer vorbereiteten Angebotsgrundlage. Beachten Sie dazu auch den Hinweis zu steuerlichen Fragen im Abschnitt Voraussetzungen.
6. PDF erstellen und durchsehen. Erstellen Sie das Angebot als PDF und lesen Sie es vor dem Versand aus Kundensicht. Prüfen Sie insbesondere den Kundenbezug, die angebotenen Positionen und die Beträge. Vergleichen Sie das Dokument mit dem abgestimmten Leistungsumfang. Beim Malerbetrieb sollte daraus nachvollziehbar hervorgehen, welche Arbeiten das Angebot umfasst.
7. Per E-Mail versenden und Online-Annahme nutzen. Versenden Sie das geprüfte Angebot per E-Mail an den Kunden. Kontrollieren Sie zuvor die Empfängeradresse. Der Kunde kann das Angebot im Kundenportal ansehen und dort online annehmen. Für die Kommunikation können Sie ihn auf diese Möglichkeit hinweisen, damit er weiß, wie er auf Ihr Angebot reagieren kann.

Tipps für die Angebotsbearbeitung

Trennen Sie bei Ihrer Kontrolle die fachliche Prüfung von der Dokumentprüfung. Vergleichen Sie zunächst Leistungen und Aufmaß mit der Kundenabsprache. Lesen Sie anschließend das PDF mit Blick auf Empfänger, Positionen und Beträge. Wenn Inhaber und Büro gemeinsam Angebote vorbereiten, können Sie diese Prüfschritte intern aufteilen: Die fachlich zuständige Person prüft den Leistungsumfang, das Büro kontrolliert Kontaktdaten und Versand.