Anleitung: Projekte mit Status, Budget und Terminen führen

In BauManager Pro führen Sie Baustellen als Projekte mit Kunde, Status, Budget, Fortschritt und Terminen. Damit halten Sie die Eckdaten eines Auftrags zusammen. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn das Büro den aktuellen Stand einer Badsanierung benötigt oder Sie vor einem Baustellengespräch den vorgesehenen Abschluss prüfen möchten. Die folgende Anleitung führt Sie durch die Anlage und die laufende Pflege eines Projekts.

Voraussetzungen: Angaben zur Baustelle bereitlegen

Legen Sie vor der Erfassung die verfügbaren Angaben zur Baustelle bereit: den zugehörigen Kunden, den aktuellen Bearbeitungsstand, das vorgesehene Budget und die bekannten Termine. Überlegen Sie außerdem, wie weit die Arbeiten bereits fortgeschritten sind. Bei einer laufenden Renovierung sollten diese Angaben den tatsächlichen Stand der Baustelle wiedergeben. Stimmen Sie offene Punkte bei Bedarf zunächst zwischen Inhaber und Büro ab, damit beide mit denselben Informationen arbeiten.

Schritt für Schritt zum gepflegten Projekt

1. Die Projektübersicht aufrufen. Öffnen Sie den Bereich für Projekte. Orientieren Sie sich an den Bezeichnungen „Alle“, „Anfragen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Prüfen Sie vor der Neuanlage, ob die betreffende Baustelle bereits als Projekt geführt wird. Für das Büro ist dabei die Frage hilfreich, ob es um eine neue Anfrage oder um die Fortführung eines bestehenden Vorgangs geht.
2. Ein neues Projekt beginnen. Wählen Sie „Neues Projekt“, wenn Sie eine Baustelle neu erfassen möchten. Halten Sie dabei den konkreten Vorgang im Blick, etwa eine Badsanierung oder die Erneuerung einer Terrasse. Die anschließenden Angaben zu Kunde, Bearbeitungsstand, Budget und Terminen sollten sich auf diese Baustelle beziehen. So bleibt der Zusammenhang bei der späteren Pflege nachvollziehbar.
3. Den Kunden zuordnen. Ordnen Sie dem Projekt unter „Kunde“ den Auftraggeber zu. Prüfen Sie dabei, für wen die Arbeiten tatsächlich ausgeführt werden sollen. Bei mehreren laufenden Baustellen ist diese Zuordnung ein wichtiger Orientierungspunkt: Wer im Büro ein Projekt aufruft, soll erkennen können, zu welchem Kunden der Vorgang gehört. Nutzen Sie dafür die Angaben, die Ihnen zur Baustelle vorliegen.
4. Den Bearbeitungsstand festlegen. Erfassen Sie unter „Status“ den passenden Stand. Orientieren Sie sich an den Bezeichnungen „Anfragen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Unterscheiden Sie dabei zwischen einer noch besprochenen Maßnahme und einer bereits laufenden Baustelle. Eine Terrassenerneuerung, zu der zunächst eine Anfrage vorliegt, hat einen anderen Bearbeitungsstand als ein Projekt, bei dem die Arbeiten bereits ausgeführt werden.
5. Das Budget hinterlegen. Tragen Sie unter „Budget“ das für die Baustelle vorgesehene Budget ein. Verwenden Sie dafür den im Betrieb abgestimmten Betrag. Klären Sie vorab, auf welchen Arbeitsumfang sich diese Angabe bezieht. Bei einer Badsanierung sollte das Büro beispielsweise wissen, welcher Umfang der Budgetangabe zugrunde liegt. So lässt sich die Angabe bei späteren Rückfragen sachlich einordnen.
6. Den Fortschritt erfassen. Halten Sie unter „Fortschritt“ fest, wie weit die Arbeiten auf der Baustelle sind. Richten Sie sich nach dem tatsächlichen Arbeitsstand. Bei einer Renovierung können vorbereitende Arbeiten bereits erledigt sein, während die Fertigstellung noch aussteht. Prüfen Sie deshalb Status und Fortschritt getrennt: Der Status beschreibt den Bearbeitungsstand des Projekts, der Fortschritt den erreichten Stand der Arbeiten.
7. Den vorgesehenen Termin eintragen. Hinterlegen Sie unter „Deadline“ den vorgesehenen Abschlusstermin. Verwenden Sie den Termin, der für die betreffende Baustelle abgestimmt wurde. Prüfen Sie ihn insbesondere dann, wenn sich der Ablauf verändert hat. Für das Büro ist eine gepflegte Terminangabe hilfreich, wenn ein Kunde nach dem vorgesehenen Abschluss fragt oder Sie den Stand vor einem Gespräch durchgehen.
8. Die Angaben im Projektverlauf nachführen. Prüfen Sie Kunde, Status, Budget, Fortschritt und Deadline bei Änderungen erneut. Nach einer Rückmeldung von der Baustelle kann beispielsweise eine Anpassung des Fortschritts oder des vorgesehenen Abschlusstermins erforderlich sein. Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind, aktualisieren Sie auch den Status entsprechend. Achten Sie darauf, dass die Angaben zusammen ein nachvollziehbares Bild des aktuellen Projektstands ergeben.

Tipps für die laufende Projektpflege

Vereinbaren Sie intern, wer Änderungen am Projektstand weitergibt und wer die Angaben pflegt. Besprechen Sie dabei auch, welche Information bei Rückfragen maßgeblich ist. Geht es um den Auftraggeber, prüfen Sie den Kundenbezug. Geht es um den Arbeitsstand, betrachten Sie Status und Fortschritt. Bei Fragen zum vorgesehenen Abschluss prüfen Sie die Deadline. So bleibt die Pflege auf die jeweils betroffene Angabe konzentriert.